Wollen Sie einen Solisten mit internationalem Renommee gewinnen oder setzen Sie auf ein noch unentdecktes Talent? Wie in der Musik ist auch in der Kommunikation die Auswahl der passenden Partner essentiell für den Erfolg. Worauf Sie dabei achten müssen und welche Stolpersteine in der täglichen Zusammenarbeit lauern.

Passt ein Instrumentalist zu Ihrem Genre? Oder spielt er eher im Unterhaltungsorchester während Sie ein Jazzstück aufführen möchten?

Auch bei der Wahl einer Agentur spielt nicht nur eine Rolle, ob ein Partner das Instrument beherrscht. Wichtig ist auch, dass er mit Ihrem Umfeld vertraut ist. Kennt er Ihre Branche, kann er sich in Ihre Produkte und Dienstleistungen hineindenken? Weiss er, wie Unternehmen als Kunden anzusprechen sind oder kennt er nur die Kommunikation mit Endkonsumenten?

Brauchen Sie ein ganzes Symphonieorchester oder passt eher ein schlankes Kammerorchester zu Ihrem Auftritt?

Beurteilen Sie, in welchem Verhältnis Ihr Auftragsvolumen zur Grösse der Agentur steht: Bei einer grösseren Agentur könnte Ihr «bescheidener» Auftrag zwischen anderen Grossaufträgen untergehen. Bei einem kleineren, aber feinen Partner erhalten Sie die grössere Beachtung. Gleichzeitig macht es auch wenig Sinn, für jeden Teilauftrag eine andere Agentur zu verpflichten – für Grafik, Text, SEO oder für das Unternehmensvideo. Mit einer Agentur, die mehrere Kompetenzen abdeckt, können Sie Projekte effizienter abwickeln. Ob Sie dabei auf eine grosse Full-Service-Agentur zählen oder eine kleinere Agentur verpflichten, die im Netzwerk mit weiteren Spezialisten zusammenarbeitet, bleibt Ihnen überlassen.

Stimmt auch der Ton zwischen Proben? Oder ist die Harmonie im Zusammenspiel gefährdet?

Versuchen Sie zu spüren, ob Ihre externen Partner ähnlich denken und arbeiten wie Sie: Wenn Sie pragmatisch arbeiten und rasch entscheiden, werden Sie nicht glücklich mit einem Partner, der für ein Konzept zuerst eine Marktstudie in Auftrag geben möchte. Wie agil ist Ihr Gegenüber? Kann es auf kurzfristige Aufträge reagieren? Und nicht zu unterschätzen: Stimmt die Chemie mit Ihrer Ansprechperson in der Agentur?

Wie organisieren Sie Proben und Auftritt? Wie arbeiten Intendant und Dirigent zusammen?

Möchten Sie einmal pro Monat in einem persönlichen Treffen besprechen, was ansteht oder bevorzugen Sie es, wenn Sie spontan per Video-Chat eine neue Idee besprechen können? Wie auch immer sie mit der Agentur kommunizieren, stellen Sie einen regelmässigen Informationsaustausch sicher. Und klären Sie Ihre Erwartungen: Soll die Agentur Sie aktiv auf gute Angebote aufmerksam machen oder Ihnen einfach die Umsetzung Ihrer Ideen abnehmen? Geben Sie einen klaren Budgetrahmen vor und verlangen Sie von der Agentur eine klare Kostenkontrolle. Bedenken Sie aber, dass Extras – eine zusätzliche Korrekturrunde, einen kurzen Text redigieren oder Vorabklärungen für einen Messeauftritt – für die Agentur Aufwand bedeuten. Fangen Sie solche unvorhergesehenen Arbeiten mit einem Beratungsbudget ab.

Welche Regeln braucht es, damit das Zusammenspiel harmonisch ist?

In der Zusammenarbeit mit Agenturen sind die Copyright-Rechte immer wieder ein Thema: Darf ich die Bilder des Fotografen für alle Kommunikationsmittel einsetzen? Darf ich Ausschnitte aus der Medienmitteilung auch für einen Website-Text verwenden? Habe ich Zugriff auf die Originaldaten von Layouts und Grafiken oder auf den Code der Website und darf ich diese weiterverwenden? Solche Fragen sollten Sie im Vertrag klären. Verlangen Sie, dass Ihnen die Rechte an den in Ihrem Auftrag erarbeiteten Werke für die Verwendung in Ihrem Unternehmen übertragen werden. Aber seien Sie sich bewusst, dass Sie dann einen Text nicht zum Journalisten-Honorar oder ein Bild nicht zum Tarif für Pressefotografen erhalten. Was ausserdem in den Vertrag gehört, ist die Geheimhaltungspflicht.

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