Schon bald naht die Zeit, um den nächsten Geschäftsbericht in Angriff zu nehmen. Höchste Zeit, sich über allfälliges Optimierungspotenzial Gedanken zu machen. Sprechen wir die Zielgruppen richtig an? Welches Bild des Unternehmens vermittelt unser Jahresbericht? Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, mit der Sie Ihren Geschäftsbericht auf Herz und Nieren prüfen. Und natürlich geben wir Ihnen auch Tipps zur Optimierung.

1. Schritt: Prüfen Sie die Relevanz für Ihre Zielgruppen

  • Nehmen Sie den Geschäftsbericht aus dem Vorjahr zur Hand.
  • Legen Sie die zwei bis drei wichtigsten Zielgruppen fest, an die sich der Jahresbericht richtet (z.B. Mitarbeitende, Geldgeber, Aktionäre, Kunden, Mitglieder).
  • Nehmen Sie für jede Zielgruppe einen Leuchtstift in einer anderen Farbe. Markieren Sie für jede Zielgruppe die redaktionellen Inhalte, die für diese interessant sind. Seien Sie kritisch und fragen Sie sich, ob diese Inhalte tatsächlich gelesen werden.

Sind alle Inhalte farbig? Gratulation, Ihr Jahresbericht ist auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten! Wenn nicht, hier unsere Tipps:

→ Inhalte, die nicht in mindestens einer Farbe leuchten, können Sie getrost weglassen.
→ Inhalte mit nur einer Farbe sollten Sie überprüfen. Gehören sie wirklich in den Geschäftsbericht?
→ Haben Sie Mut und lassen Sie unnötige Inhalte weg.

2. Schritt: Decken Sie gleichbleibende Inhalte auf

  • Nehmen Sie einen noch älteren Geschäftsbericht zur Hand und vergleichen Sie die bereits markierten Inhalte mit den Inhalten der Vorjahresversion.
  • Ist ein Inhalt sehr ähnlich, markieren Sie den Abschnitt mit einem grossen «W» für Wiederholung.

Haben Sie keine «W» vergeben? Dann ist Ihre Organisation wirklich sehr wandlungsfähig! In den meisten Unternehmen ähneln sich die Inhalte eines Jahresberichts. So sorgen Sie trotzdem für für Abwechslung:
→ Prüfen Sie alternative Darstellungsformen für wiederkehrende Textelemente. Ein Zeitstrahl mit Meilensteinen beispielsweise liest sich leichter als ein Beschrieb in Prosa.
→ Versuchen Sie mit Fokusthemen Abwechslung zu schaffen, z.B. ein Fokusthema pro Geschäftsbereich statt eines umfassenden Rückblicks.

3. Schritt: Zahlen hinterfragen

  • Nehmen Sie einen weiteren Leuchtstift und markieren Sie alle Zahlen, die Sie zwingend kommunizieren müssen.
  • Nehmen Sie eine ältere Ausgabe des Jahresberichts und prüfen Sie, welche Zahlen sich in den letzten Jahren interessant entwickelt haben.

→ Für alle Zahlen, die noch farblos sind, sollten Sie die Daseinsberechtigung prüfen.
→ Überlegen Sie, wie Sie ausgewählte Entwicklungen von Zahlen (Umsatz, Mitarbeitende, Teilzeitmitarbeitende) aufbereiten und darstellen können. Das kann auch jedes Jahr ein anderes Thema sein.

4. Schritt: Hauptbotschaft aufspüren
Nachdem Sie nun den Geschäftsbericht noch einmal von A bis Z analysiert haben, sind Sie wieder up to date, was im letzten Jahr passiert ist.

  • Welche zwei Hauptbotschaften sind mir geblieben? Welche Stimmung vermitteln sie?
  • Denken Sie, dass dies das vergangene Geschäftsjahr widerspiegelt?

Fällt es Ihnen schwer, diese Fragen klar zu beantworten? Dann lohnen sich ein paar strategische Gedanken im Vorfeld:
→ Überlegen Sie sich für den nächsten Geschäftsbericht zwei bis drei zentrale Botschaften, die Sie vermitteln wollen.
→ Vielleicht liesse sich aus einer dieser Botschaften ein Schwerpunktthema machen? Z.B. Wie packt Ihre Firma die Digitalisierung an? Wie geht das Unternehmen mit dem Fachkräftemangel um? Wie engagiert sich der Verband zum Thema Klimawandel? Sie finden bestimmt in jedem Jahr ein neues Thema, das Sie beschäftigt.

5. Schritt: Bildwelten

  • Blättern Sie den Geschäftsbericht durch: Welche Bilder oder Grafiken wecken Ihr Interesse? Welche Bilder wecken positive Assoziationen zu Ihrem Unternehmen/Ihrer Organisation? Markieren Sie diese mit einem «Smiley».
  • Welche Bilder wirken langweilig oder zementieren ein Bild von Ihnen, das Sie ändern möchten? Sie verdienen einen «Lätsch».

Strahlen Ihnen viele Smileys entgegen? Wunderbar. Oder sind die hängenden Mundwinkel in der Überzahl? Dann nehmen Sie sich folgende Anregungen zu Herzen:
→ Überlegen Sie sich für Ihren nächsten Geschäftsbericht, mit welchen Bildern Sie positive Botschaften vermitteln.
→ Zeigen Sie die Menschen hinter Ihrem Unternehmen.
→ Vielleicht lassen sich gewisse Inhalte mit Infografiken darstellen?
→ Vielleicht können Sie auch mit anderen Stilmitteln Farbe in den Geschäftsbericht bringen, z.B. mit typografischer Gestaltung oder mit Piktogrammen.

Bild: iStockphoto/Esperanza33

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